Oppilaitoksen tietosuojaseloste


1. Rekisterinpitäjä	SOK / Jollas Instituutti, Fleminginkatu 34, 8A 00510 Helsinki Puh. 010 768 2900 jollas.instituutti@sok.fi
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot	tietosuojavastaava@sok.fi
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö	minna.niemela@sok.fi
4. Rekisterin nimi	Opiskelijahallintarekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus	Henkilötietoja käytetään koulutustoiminnan hallinnointiin, raportointiin, tilastointiin ja toteuttamiseen sekä opiskelijoiden opintojen suoritusmerkintöjen kirjaamiseen, arviointiin, etenemisen seurantaan ja tutkintotodistuksen tekemiseen. Henkilötietoja käsitellään lisäksi tutkintotodistusten sähköisen toimittamisen varmistamiseksi. Opiskelijahallintajärjestelmässä seurataan, onko opiskelija ladannut hänelle toimitetun todistuksen. Mikäli todistuksen lataamista ei ole määräajassa kuitattu, opiskelijalle voidaan lähettää automaattinen muistutus tai häneen voidaan olla yhteydessä todistuksen toimittamisen varmistamiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös tutkintotodistuksen jälkitoimitustilanteissa, joissa opiskelija pyytää todistustaan valmistumisensa jälkeen eikä hänellä enää ole pääsyä opiskelijahallintajärjestelmään. Käsittelyn tarkoituksena on opiskelijan henkilöllisyyden varmistaminen sekä todistuksen turvallinen toimittaminen opiskelijalle.
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste	Henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, Arkistolaki 831/1994)
7. Käsiteltävät henkilötiedot	Hakijoiden ja opiskelijoiden henkilö- ja yhteystiedot sekä hakeutumiseen ja opiskeluun liittyvät tiedot sekä opintosuorituksiin, arviointiin ja henkilökohtaisiin opiskelu- tai valmennusjärjestelyihin liittyvät tiedot. Voimme lisäksi käsitellä tietoa opiskelijan oppimisvaikeudesta, vammasta tai sairaudesta, mikäli opiskelija tarvitsee erityistä tukea tutkinnon tai koulutuksen suorittamiseksi. Edellä mainittujen tietojen lisäksi voidaan käsitellä todistuksen lataamisen kuittaustietoa, joka kertoo, onko opiskelija vastaanottanut ja ladannut tutkintotodistuksensa opiskelijahallintajärjestelmästä. Tutkintotodistuksen jälkitoimituksen yhteydessä voidaan käsitellä henkilöllisyyden varmentamiseksi toimitettuja henkilöllisyystodistuksen tietoja sekä tunnistamisen toteuttamiseksi tarvittavia opiskeluun liittyviä tietoja.
8. Henkilötietojen vastaanottajat	Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Käytössä olevat palvelukumppanit ovat: Rediteq Oy Assently Oy (eSign) Canon Oy, Therefore (Soppari) SOK Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Luovutamme tietoja viranomaisille (tilastokeskus ja opetushallitus, KOSKI- ja HOKS-siirrot) voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
9. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet	Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
10. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit	Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Opiskelijan henkilötietojen säilyttämiseen on määritelty säilytysajat: todistukset on säilytettävä pysyvästi: arkistolaki (831/1994) Oppisopimus liitteineen (hoks): arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti, rahoituslaskennan mukaan 10vuotta (OPH) ohje Arviointipäätös ja siihen liittyvää arviointiaineistoa on säilytettävä vähintään 6 kk arvosanan antamisesta. Todistuksen lataamisen kuittaustietoa säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tutkintotodistuksen toimittamisen varmistamiseksi. Kuittaustieto poistetaan, kun todistuksen toimittaminen on varmistettu eikä tiedolle ole enää perusteltua käyttötarvetta. Tutkintotodistuksen jälkitoimituksen yhteydessä tunnistamiseen käytettyjä henkilöllisyystodistuksen kopioita tai kuvia säilytetään vain käsittelyn edellyttämän ajan, jonka jälkeen ne poistetaan turvallisesti. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistonmuodostussuunnitelmaa. Tietojen poistamisessa otetaan huomioon mahdolliset lakisääteiset tietojen säilyttämisvelvoitteet.
11. Rekisteröidyn oikeudet	Rekisteröidyllä on oikeus tutustua omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät. Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle.
12. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset	Koulutukseen osallistuminen edellyttää tarpeellisten henkilötietojen antamisen.
13. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista	Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia suojatoimia. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Tutkintotodistusten sähköisessä toimittamisessa käytetään opiskelijan henkilökohtaiseen käyttäjätunnukseen perustuvaa tunnistautumista sekä tarvittaessa kaksivaiheista tunnistautumista. Tutkintotodistuksen jälkitoimituksen yhteydessä opiskelijan henkilöllisyys varmennetaan ennen todistuksen luovuttamista. Ensisijaisena tunnistautumistapana käytetään kirjallista pyyntöä ja henkilöllisyystodistuksen toimittamista suojattua viestintäkanavaa käyttäen. Mikäli henkilöllisyyttä ei voida varmistaa riittävällä varmuudella, todistusta ei toimiteta ennen lisävarmistuksia.