Oppilaitoksen tietosuojaseloste

OpiskelijahallintarekisteriTietosuojaseloste (päivitetty 28.1.2025)


1. Rekisterinpitäjä	SOK / Jollas Instituutti, Fleminginkatu 34, 8A 00510 Helsinki Puh. 010 768 2900 jollas.instituutti@sok.fi
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot	tietosuojavastaava@sok.fi
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö	minna.niemela@sok.fi
4. Rekisterin nimi	Opiskelijahallintarekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus	Henkilötietoja käytetään koulutustoiminnan hallinnointiin, raportointiin, tilastointiin ja toteuttamiseen sekä opiskelijoiden opintojen suoritusmerkintöjen kirjaamiseen, arviointiin, etenemisen seurantaan ja tutkintotodistuksen tekemiseen.
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste	Henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, Arkistolaki 831/1994)
7. Käsiteltävät henkilötiedot	Hakijoiden ja opiskelijoiden henkilö- ja yhteystiedot sekä hakeutumiseen ja opiskeluun liittyvät tiedot sekä opintosuorituksiin, arviointiin ja henkilökohtaisiin opiskelu- tai valmennusjärjestelyihin liittyvät tiedot.Voimme lisäksi käsitellä tietoa opiskelijan oppimisvaikeudesta, vammasta tai sairaudesta, mikäli opiskelija tarvitsee erityistä tukea tutkinnon tai koulutuksen suorittamiseksi.
8. Henkilötietojen vastaanottajat	Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Käytössä olevat palvelukumppanit ovat:Rediteq Oy SOKHuolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Luovutamme tietoja viranomaisille (tilastokeskus ja opetushallitus, KOSKI- ja HOKS-siirrot) voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
9. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet	Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
10. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit	Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Opiskelijan henkilötietojen säilyttämiseen on määritelty säilytysajat:todistukset on säilytettävä pysyvästi: arkistolaki (831/1994)Oppisopimus liitteineen (hoks): arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti, rahoituslaskennan mukaan 10vuotta (OPH) ohjeArviointipäätös ja siihen liittyvää arviointiaineistoa on säilytettävä vähintään 6 kk arvosanan antamisesta.Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistonmuodostussuunnitelmaa. Tietojen poistamisessa otetaan huomioon mahdolliset lakisääteiset tietojen säilyttämisvelvoitteet.
11. Rekisteröidyn oikeudet	Rekisteröidyllä on oikeus tutustua omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät. Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle.
12. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset	Koulutukseen osallistuminen edellyttää tarpeellisten henkilötietojen antamisen.
13. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista	Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia suojatoimia.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.