| Rekisterin nimi: | Jollas-säätiön stipendirekisteri Jollas-säätiö sr |
| Posti- ja käyntiosoite: | PL 1, 00088 S-RYHMÄ Fleminginkatu 34, 00510 |
| Y-tunnus: | 0895435-1 |
| Yhteyshenkilö: | Vesa Westerberg, vesa.westerberg@sok.fi |
| Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä oikeusperuste | Jollas-säätiö myöntää stipendejä sen viidestä eri rahastosta niiden sääntöjen mukaisesti. Rekisteriin kuuluvia tietoja käsitellään säätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi, mihin kuuluu stipendihakemusten käsittelyä, stipendien myöntämistä ja niitä koskevaa maksatusta ja maksatusten seurantaa sekä yhteydenpitoa rekisteröityihin (oikeusperusteena rekisteröidyn suostumus). Henkilötietoja voidaan käsitellä myös lakisääteisten ilmoitusten tai selvitysten tekemiseksi viranomaisille (oikeusperusteena lakisääteisen velvoitteen noudattaminen). Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä säätiön oikeudellisen vaateen esittämiseksi, perustelemiseksi tai säätiöön kohdistuvaan oikeudelliseen vaateeseen puolustautumiseksi (oikeusperusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Stipendinsaajan sähköpostiosoitteeseen voidaan lähettää kysely, jossa kartoitetaan stipendin käyttökohteita tulevaa stipendimarkkinointia varten. Kyselyyn vastaaminen on vapaaehtoista ja tapahtuu anonyymisti. |
| Käsiteltävät henkilötietoryhmät | Rekisteriin ovat rekisteröityjä Jollas-säätiön stipendin hakijat ja stipendin saajat. Stipendin hakijoita koskevat tiedot a) S-ryhmän työntekijä hakijana • hakijan perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot ja syntymäaika • liityntä S-ryhmään (työntekijä, työntekijän perheenjäsen, hallinnon edustaja) • S-ryhmän työnantajaa koskevat perustiedot, kuten yritys, sen yksikkö, yhteystiedot • tehtävää, työsuhteen kestoa ja voimassa oloa koskevat tiedot • aiemmat työtehtävät S-ryhmässä b) S-ryhmän työntekijän perheenjäsen hakijana • sukulaisuussuhde S-ryhmän työntekijään ja S-ryhmän työntekijän nimi • S-ryhmän työntekijän työsuhteen perustiedot, kuten yritys, yksikkö ja tehtävänimike • S-ryhmän työntekijän työsuhteen kestoa koskevat tiedot c) S-ryhmän hallinnon edustaja hakijana • osuuskauppa, jonka hallinnossa rekisteröity on • rooli (edustajiston, hallintoneuvoston, hallituksen jäsen) Lisäksi kaikkien hakijoiden osalta käsitellään seuraavia henkilötietoja: • koulutusta koskevat tiedot • selvitys opinnoista, joita varten stipendiä haetaan, • arvio opintojen kustannuksista ja tiedot työnantajan taloudellisesta tuesta opiskeluun • hakijan vapaamuotoisesti esittämät lisätiedot opinnoista • selvitys stipendin tarpeesta opintoja varten • aiemmin myönnetyt stipendit Jollas-säätiöstä • haettava stipendin määrä • hakijan vapaamuotoisesti esittämät perusteet stipendin myöntämiseksi • hakijan toimittamat liitteet, kuten hyväksymisilmoitus oppilaitokseen ja opintosuoritusote • suostumus henkilötietojen käsittelyyn • stipendin myöntämiseen liittyvien ehtojen hyväksymistä koskeva tieto Stipendin saajia koskevat tiedot: Stipendin hakijoita koskevien tietojen lisäksi: • tilinumero • henkilötunnus • stipendin myöntöpäivä ja summa • stipendin maksatustiedot |
| Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä | Tiedot kerätään stipendin hakijalta itseltään. |
| Henkilötietojen vastaanottajat | Stipendihakemuksia käsittelevät Jollas-säätiön asiamies ja hallituksen jäsenet sekä lisäksi ulkopuoliset hakemusten asiantuntija-arvioijat. Lisäksi stipendin maksatuksessa henkilötietoja käsittelee Suomen Osuuskauppojen Keskuskunnan (SOK) taloushallinto. Kaikki edellä mainitut henkilötietojen käsittelijät työskentelevät Suomen Osuuskauppojen Keskuskunnassa. Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Rekisterinpitäjä tekee palvelukumppanien kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset. Stipendinsaajat julkaistaan säätiön toimintakertomuksessa, joka on julkinen asiakirja. Tietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti vero- ja muille viranomaisille. |
| Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet | Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Säätiö voi kuitenkin käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella: (i) Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; tai (ii) Säätiö on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla säätiöön yhteyttä. |
| Säilytysaika | Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Niiden hakijoiden henkilötietoja, joille ei myönnetä stipendiä, säilytetään rekisterissä korkeintaan vuoden ajan siitä, kun rekisteröity on tehnyt stipendiä koskevan hakemuksen. Rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti. Stipendinsaajien henkilötietoja säilytetään enintään 10 vuotta stipendin maksatuksen päättymisen jälkeen. Tämän jälkeen rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti. Tilinumero ja henkilötunnus poistetaan 2 vuoden kuluessa maksatuksen päättymisestä. |
| Rekisteröidyn oikeudet | Rekisteröity voi pyytää saada pääsyn hänestä rekisteriin tallennettuihin tietoihin sekä saada jäljennöksen osoittamalle kirjallisen pyynnön Jollas säätiölle. Rekisteröidyllä ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa hakemuksia arvioivien asiantuntijoiden arviointimuistiinpanoista. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan. Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus myös pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietoihinsa kohdistuneesta tietoturvaloukkauksesta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. |
| Suostumuksen peruuttaminen | Stipendinhakija voi peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn milloin vain. Suostumuksen peruuttamisesta huolimatta rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja oikeutettuun etuun ja/tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen perustuen. |
| Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot | Päätöksentekoa ei tehdä automatisoidusti. |
| Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset | Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Jollas säätiön järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. Suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. |
Murupolku