| Priima-rekisteriTIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19 | |
| 1. Rekisterinpitäjä | Jollas-Opisto Oy Postiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄ Puhelin: 010 768 2900 Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki Y-tunnus: 1637771-8 |
| 2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot | tietosuojavastaava@sok.fi |
| 3. Rekisteriasioita hoitava henkilö | henrik.ikonen@sok.fi |
| 4. Rekisterin nimi | Priima-rekisteri |
| 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus | Priima on digitaalinen oppimisympäristö, jossa järjestetään verkkokoulutuksia, perehdytyksiä ja kokeita henkilöille, jotka eivät kuulu Workday Learning -oppimisympäristön piiriin tai joiden koulutukset järjestetään muusta syystä Priimassa.Henkilötietoja käsitellään:- käyttäjätilin luomiseksi ja hallinnoimiseksi - käyttäjän tunnistamiseksi ja oppimisympäristöön kirjautumiseksi - koulutusten, perehdytysten ja kokeiden kohdentamiseksi - osallistumisen, koulutuksen etenemisen ja suoritusten tallentamiseksi - pätevyyksien, osaamisen, perehdytysten ja viranomaisvaatimusten täyttymisen todentamiseksi - suoritustietojen raportoimiseksi koulutuksen tilaajalle, rekisteröidyn työnantajalle tai muulle koulutuksen järjestämisestä vastaavalle taholle - toimituspassikokeen järjestämiseksi sekä toimituspassitodistuksen laatimiseksi ja toimittamiseksi.Priimassa järjestetään muun muassa:- alkoholin kotiinkuljetukseen osallistuvien kuljettajien toimituspassikoulutuksia ja valvottuja toimituspassikokeita - kauppakeskusten ja liikepaikkarakentamisen henkilöstön turvallisuuskoulutuksia - hallinnon edustajien ja Viru-hotellien henkilöstön perehdytyksiä ja koulutuksia.Toimituspassin osalta henkilötunnusta käsitellään toimituspassitodistuksen laatimiseksi ja postiosoitetta todistuksen toimittamiseksi rekisteröidylle. Muissa Priiman käyttötarkoituksissa henkilötunnusta ja postiosoitetta ei käsitellä, ellei niiden käsittelylle ole erikseen määriteltyä tarvetta ja käsittelyperustetta.Tietoja kerätään, käytetään ja luovutetaan tarvittaessa myös lähivalmennusten järjestelyjä varten. |
| 6. Henkilötietojen käsittelyn peruste | Henkilötietojen käsittely perustuu käsittelyn käyttötarkoituksesta ja rekisteröidyn asemasta riippuen seuraaviin käsittelyperusteisiin:Lakisääteisen velvoitteen noudattaminenHenkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi silloin, kun Priimassa järjestetään toimituspassikoulutus ja valvottu toimituspassikoe sekä laaditaan toimituspassitodistus. Henkilötunnusta käsitellään toimituspassitodistuksen laatimista varten.SopimusHenkilötietoja käsitellään sopimuksen täytäntöön panemiseksi silloin, kun Priimassa järjestettävä koulutus tai perehdytys perustuu rekisteröidyn työsuhteeseen tai muuhun sopimussuhteeseen taikka koulutuksen järjestämistä koskevaan toimeksiantosopimukseen.Tätä käsittelyperustetta käytetään kauppakeskusten ja HOK-Elannon liikepaikkarakentamisen henkilöstölle järjestettävissä turvallisuuskoulutuksissa siltä osin kuin koulutukseen osallistuminen perustuu henkilön työsuhteeseen tai muuhun sopimussuhteeseen.Rekisterinpitäjän oikeutettu etuHenkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella silloin, kun Priiman avulla järjestetään hallinnon edustajien ja Viru-hotellien henkilöstön perehdytyksiä tai muita vastaavia koulutuksia henkilöille, jotka eivät kuulu Workday Learning -oppimisympäristön piiriin. |
| 7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta | Oikeutettu etu perustuu tarpeeseen järjestää koulutukset ja perehdytykset tarkoituksenmukaisessa digitaalisessa oppimisympäristössä, hallinnoida käyttäjätiliä sekä todentaa henkilölle osoitetun koulutuksen tai perehdytyksen suorittaminen. Oikeutetun edun soveltamisesta on laadittu tasapainotesti. |
| 8. Rekisteröityjen ryhmät | - S-ryhmän yritysten työntekijät ja muut niiden toiminnassa työskentelevät henkilöt - S-ryhmän ulkoisten palveluntarjoajien, kuljetusliikkeiden ja muiden yhteistyökumppanien työntekijät - toimituspassikoulutukseen ja -kokeeseen osallistuvat henkilöt - kauppakeskusten ja liikepaikkarakentamisen turvallisuuskoulutuksiin osallistuvat henkilöt - S-ryhmän yritysten hallinnon edustajat - Viru-hotellien perehdytyksiin ja koulutuksiin osallistuvat henkilöt - muut Priimassa järjestettäviin koulutuksiin, perehdytyksiin tai kokeisiin osallistuvat henkilöt. |
| 9. Käsiteltävät henkilötiedot ja -ryhmät | Käyttäjän perustiedot:- nimi - sähköpostiosoite - puhelinnumero, jos se on tarpeen koulutukseen tai kokeeseen liittyvää yhteydenpitoa varten organisaatio, työnantaja tai muu käyttäjän kohderyhmän määrittävä tieto - käyttäjän valitsema kieli - käyttäjätunnus ja käyttäjätilin hallintaan liittyvät tiedot.Koulutus- ja suoritustiedot:- käyttäjälle kohdistetut koulutukset, perehdytykset ja kokeet - osallistumis-, aloittamis- ja suorituspäivä koulutuksen etenemistä ja suorittamista koskevat tiedot - kokeen tai koulutuksen hyväksytty tai hylätty suoritus - kokeesta tai koulutuksesta saadut pisteet, jos pisteet tallennetaan Priimaan - suoritettuja koulutuksia ja pätevyyksiä koskevat tiedot.Toimituspassikokeen yhteydessä lisäksi:- vahvan sähköisen tunnistamisen kautta saatavat henkilön yksilöintitiedot - henkilötunnus toimituspassitodistuksen laatimista varten - postiosoite toimituspassitodistuksen toimittamista varten - toimituspassikokeen ja todistuksen laatimiseen ja toimittamiseen liittyvät tiedot. |
| 10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä | Henkilötiedot saadaan:- rekisteröidyltä itseltään käyttäjätilin luomisen tai tietojen täydentämisen yhteydessä - vahvan sähköisen tunnistamisen yhteydessä toimituspassikokeeseen osallistuttaessa - koulutuksen tilaavalta S-ryhmän yritykseltä, rekisteröidyn työnantajalta tai muulta yhteistyökumppanilta - Priimaan manuaalisesti ylläpidettävästä osallistujaluettelosta - Priima-oppimisympäristössä koulutuksen, perehdytyksen tai kokeen suorittamisen yhteydessä muodostuvista tiedoista.Rekisterinpitäjän verkkokoulutussuunnittelijat ja muut valtuutetut käyttäjät voivat korjata Priimassa olevia tietoja rekisteröidyn, koulutuksen tilaajan tai muun luotettavan selvityksen perusteella. |
| 11. Henkilötietojen vastaanottajat | Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Verkkokoulutuksien suoritustietoja luovutetaan pyydettäessä seuraaville tahoille:- koulutuksen tilanneen S-ryhmän yrityksen nimeämille vastuuhenkilöille - rekisteröidyn työnantajan tai muun koulutuksesta vastaavan organisaation nimeämille vastuuhenkilöille - SOK:n valvontaa tai vaatimustenmukaisuuden seurantaa suorittaville yksiköille siinä laajuudessa kuin tieto on tarpeen koulutuksen tai pätevyyden suorittamisen todentamiseksi - toimituspassin osalta sille S-ryhmän yritykselle tai kuljetusliikkeelle, jonka toimintaan henkilön toimituspassin suorittaminen liittyy - toimivaltaiselle viranomaiselle lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa tilanteissa. |
| 12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet | Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. |
| 13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit | Priiman käyttäjätiliin sekä koulutusten, perehdytysten ja kokeiden suorittamiseen liittyviä henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta käyttäjän viimeisestä kirjautumisesta tai koulutuksen, perehdytyksen tai kokeen viimeisestä suorituksesta sen mukaan, kumpi ajankohta on myöhempi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, ellei tietojen pidempään säilyttämiselle ole lainsäädäntöön, sopimukseen tai erikseen dokumentoituun tarpeeseen perustuvaa syytä. |
| 14. Rekisteröidyn oikeudet | Rekisteröidyllä on oikeus päästä omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset epätarkat ja virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät. Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. |
| 15. Suostumuksen peruuttaminen | Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. |
| 16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle | Vaikutukset vaihtelevat prosessikohtaisesti. Rekisterinpitäjänä toimiva työnantaja kerää vain työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja, joten tietojen antamatta jättämisellä voi olla seurauksia. |
| 17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot | Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia. |
| 18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista | Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. |
Murupolku