EtusivuArtikkelitEtäperehdytys digitaalisten työkalujen avulla – uhka vai mahdollisuus?
7.5.2020

Etäperehdytys digitaalisten työkalujen avulla – uhka vai mahdollisuus?

Loppusuoralla rekrytoinnissa ja uuden työntekijän perehdytys lähestyy? Entä jos perehdytys pitääkin totutun lähitapaamisen sijaan toteuttaa etätapaamisena? Mitä etäperehdytyksen toteutuksessa kannattaa ottaa huomioon?

Nopea, poikkeusolojen pakottama muutos työelämään liittyvien tapaamisten kulttuurissa on tuonut näkyväksi tarpeen pohtia eri yrityksissä ja yhteisöissä etätapaamisten toteuttamista ja suunnitelmien muuttamista nopealla aikataululla. Tämän tekstin tavoitteena on paitsi vahvistaa ajatusta siitä, että etäperehdytys on mahdollista toteuttaa laadukkaasti ja monipuolisesti, antaa myös vinkkejä onnistuneen etäperehdytyksen suunnitteluun ja toteutukseen.

Asiaa perehdytyksestä

Perehdytys on investointi työnantajalle. Uudelle työntekijälle se on alku oppimiselle ja osaamisen kehittymiselle yrityksessä. Kustannuksiltaan onnistunut ja epäonnistunut perehdytys ovat työnantajalle samanhintaisia esimerkiksi käytetyssä työajassa mitattuna. Hintaerot astuvatkin tyypillisesti voimaan perehdytyksen jälkeen – ajassa, jossa työtehon ja osaamisen odotetaan nousevan työtehtävän vaatimalle tasolle. Kustannusten lisäksi onnistuneen perehdytyksen vaikutukset ulottuvat pitkällä aikavälillä esimerkiksi työmotivaatioon, sitoutumiseen, työhön liittyviin asenteisiin ja osaamisen kehittymiseen.

Perehdytys on tiivis vuorovaikutuskokonaisuus, jonka tärkein tehtävä on sitouttaa uusi työntekijä yrityksen kulttuuriin, työyhteisöön ja työtehtäviin sekä opastaa perusasiat työssä suoriutumiseen. Näiden lisäksi perehdytysvaiheessa merkityksellistä on esimerkiksi yrityksen yhteisten ja henkilökohtaisten tavoitteiden läpikäynti sekä katsaus osaamisen kehittämismahdollisuuksiin yrityksessä. Sen avulla uuden työntekijän on mahdollista reflektoida ja kehittää aktiivisesti ammatillista kasvuaan ja kehittymistään sekä työidentiteettiään.

Osaamisen kehittämiseen liittyvissä tutkimuksissa korostuu onnistunut perehdytys hyvin organisoituna prosessikokonaisuutena. Oleellista on, että perehdytys prosessina on suunniteltu, johdonmukainen ja selkeä, niin perehdyttäjälle kuin perehdytettävällekin. Huolellisesti suunniteltu prosessikokonaisuus lisää tehokkuutta ja tasalaatuisuutta, ja on monistettavissa yrityksen erilaisiin perehdytystarpeisiin. Tärkeimpiä määriteltäviä asioita suunnittelussa ovat perehdytyskokonaisuuden kesto ja eteneminen, perehdytykseen resursoitava ajankäyttö, tavoitteet ja seurantamenetelmät sekä perehdytyksen sisältö ja perehdyttäjä. Perehdytyksen on tutkittu olevan vaikuttavampaa kokeneen työntekijän ja kollegan opastuksessa kuin esimerkiksi esimiehen tai HR-edustajan. Organisoidun kokonaisuuden lisäksi, selkeä roolijako edesauttaa laadukkaan perehdytyksen kokemusta ja edistää tehokasta etenemistä.

Huomionarvoisia asioita etäperehdytyksen suunnitteluun

Huolellisen suunnittelun merkitys on korostunut onnistuneen perehdytyksen saavuttamisessa, huolimatta oppimis- tai toteutusympäristöstä. Digitaalisia työkaluja on saatavilla perehdytykseen liittyen monipuolisesti, ja yrityksessä onkin hyvä huomioida erilaisten oppimisympäristöjen ja -menetelmien mahdollisuus – myös kasvokkaisessa perehdytyssuunnitelmassa. Tällaisia menetelmiä ovat digitaalisten viestintävälineiden lisäksi esimerkiksi verkkokoulutukset, videototeutukset, itsenäinen opiskelu tai pelillistämisen muodot. Menetelmän valintaan vaikuttaa ennen kaikkea sen soveltuvuus perehdytettävään asiaan. Vaihtoehtoja on kuitenkin hyvä pohtia yksilöiden ollessa erilaisia oppijoita, myös perehdytystilanteessa.

Etäoppimistilanne, kuten perehdytys, toimii harvoin digitaalisesti samankaltaisesti kuin kasvokkaisessa vuorovaikutustilanteessa. Huomioitavia asioita etäperehdytyksen suunnittelussa ovat esimerkiksi aikataulutus, tilaisuuden rytmittäminen sekä turvallisen ilmapiirin luominen. Etäperehdytykseen onkin hyvä suunnitella säännöllisin väliajoin tauot, toiminnallisuutta sekä itsenäistä tekemistä perehdyttäjän puheenvuorojen lisäksi. Keskittymiskyvyn ylläpitäminen ja läsnä oleminen ovat haastettuna etätapaamisissa, joten säännöllinen aktivointi on hyvä suunnitella aikatauluun. Lisäksi usein kameratoiminto ja siten tuntuma yhtenäisessä työtilassa työskentelystä lisää turvallisuutta ja dialogisuutta tilanteessa.

Suunnitellussa aikataulussa ja rakenteessa pysyminen on tärkeää, mutta joustovaraakin pitää löytyä tilanteen, esimerkiksi hyvän keskustelun, vaatiessa. Keskustelua voi pitää äänen ja videokuvan lisäksi yllä myös muun muassa chat-palveluissa tai ruudunjaon kautta, jolloin esimerkiksi yhteisten muistiinpanojen tekeminen on mahdollista. Useat digitaaliset työkalut mahdollistavat näiden lisäksi erilaisten kyselyjen, tietovisojen tai muun aktivoinnin toteuttamisen, keskustelun tueksi. Joustovaraa vaativa tilanne voi johtua myös teknisestä haasteesta. Oleellista onkin pohtia jo etukäteen, minkä osan perehdytettävästä sisällöstä voi siirtää tai jättää pois tarvittaessa. Perehdytys etätapaamista laajempana prosessikokonaisuutena mahdollistaa myös sen, että sisältöjä voi jakaa esimerkiksi ennakkotehtävien ja jälkitehtävien muodossa, yhteisen etäperehdytyssession lisäksi. Tämä on myös oppimisen ja uusien asioiden omaksumisen kannalta hyvin järkevää. Perehdytys on verkostoitumisen kulta-aikaa, ja etätapaamiset haastavat erityisesti tiimin yhdessäolon ja uuden työntekijän tutustumisen työkavereihin. Sen vuoksi etäperehdytyksen suunnittelussa on tärkeää huomioida myös tiimin epäviralliset tapaamiset ja viestintäkanavat, esimerkiksi virtuaalikahvihetket tai afterworkit.

Mahdollisuuksia onnistuneen etäperehdytyksen toteutukseen on siis valtavasti. Uuden työntekijän laadukas perehdyttäminen on ponnistus, joka kannattaa. Uusi työntekijä mahdollistaa aina myös yrityksen oppimisen, ja sen vuoksi suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa. Tärkeintä on, että perehdytys on toteutettu suurella sydämellä oppimista ymmärtäen, jossa uuden toimintakulttuurin, työyhteisön ja työtehtävien omaksumiseen vaaditaan aikaa hyvin suunnitellun perehdytyskokonaisuuden lisäksi.

Hyviä etäperehdytyksiä!

Julkaistu HR-viestin sivuilla.

Kirjoittaja

Lotta Lukka
pedagoginen asiantuntija, projektipäällikkö